ECOD Архив

Какво е ECOD Архив?

ECOD Архив е модул към платформата ECOD, предназначен за съхранение на документи в електронен вид.

Освен електронни фактури, този модул може да архивира и други видове документи, по Ваше искане. Могат да бъдат архивирани както документи, обменени между бизнес партньори чрез платформата ECOD Operator (заявки за доставка, стокови разписки, протоколи за доставка и др.), така и сканирани версии на други хартиени документи (договори, оферти и др.)

ECOD Архив отговаря на всички очаквани изисквания във връзка с издаването, изпращането, приемането и съхранението на електронни фактури, както и възможността те да бъдат предоставени за ревизия от страна на данъчните власти.

ECOD Архив съхранява архивираните документи за период от 6 години, или повече, по искане на Клиента.

Системата притежава интерфейс за отдалечен достъп, който може да бъде конфигуриран според Вашите изисквания. Това удовлетворява и изискванията на данъчните власти, за предоставяне на такъв достъп по искане от тяхна страна.

ECOD Архив е лесна за работа система, с която можете да търсите, подреждате и групирате архивираните дощументи по предварително зададен критерий.

Как работи ECOD Архив?

Модулът ECOD Архив дава на своите потребители лесен достъп до архивираните от тях документи. Клиентът може да има достъп до архивираните документи както онлайн, така и чрез приложение, което работи свързано с локалната база данни (на посочено от Клиента място). В този случай архивът се съхранява в Comarch Data Center, където част от инфраструктурата на ECOD се използва за съхранение и управление на посочените от съответния Клиент документи.

Модулът ECOD Архив дава възможност на своите потребители:

• да архивират фактури и други типове документи в електронен формат за искания от закона период на съхранение (6 години) и според изискванията на всеки отделен Клиент,
• да разглеждат съдържанието на всеки документ (представено в графичен вид) и да виждат документите в техния оригинален формат,
• да разпечатват документите,
• да преглеждат документите и да ги сортират по зададен критерий, например дата на издаване, номер на документа, ДДС номер на клиента и др.,
• да проследяват всеки опит за разпечатване на документ (кой, кога, кой документ),
• да проследяват всеки опит за отваряне на файл,
• да дават оторизиран онлайн достъп до архивираните документи на трета страна (например данъчни служители).

Потребители на ECOD Архив

До ресурсите на ECOD Архив  имат достъп два основни типа потребители - Администратор и Стандартен потребител.

• Администраторът е служител на компанията потребител на ECOD Архив, на когото е зададен набор от специални права. Администраторът определя стандартните потребители и им дава права за достъп до определени документи. Администраторът може да добавя неограничен брой нови стандартни потребители, да закрива акаунт на потребител, както и да вижда информация за действията, извършени от стандартните потребители (изтегляне на фактура, разпечатване и др.). Администраторът може да изтегля и да разпечатва всички фактури на фирмата. Възможностите за управление на Администратора включват също така правото да дава достъп до архивираните документи на трети страни, например служители на данъчната администрация.

• Стандартните потребители се определят от Администратора на архива. Той/тя определя колко потребители могат да бъдат активни по едно и също време.

Стандартния потребител може да изтегли и да разпечата само тези документи, до които Администраторът му е дал достъп.

Предимства:

• Електронни фактури, без хартиен носител
• Лесен достъп до архивираните документи
• Бързо търсене на всеки документ или група от документи, отговарящи на зададен критерий
• Защита срещу неоторизиран достъп - само Администраторът може да създава акаунти на потребителите и да определя индивидуалните им права на достъп
• Високо ниво на обслужване на системата и сигурност при обработката на документите
• По-ниски разходи за съхранение в сравнение със архивирането на хартиен носител

Как да започнете да използвате електронен архив?

Стъпка  1. Свържете се с ECOD център за обслужване на клиенти

Телефон: +359 2 818 909

e-mail: helpdesk@ecodbg.com

Стъпка 2. Изберете най-удобния за вас модел:

• Традиционен модел - електронният архив се съхранява на ваш компютър/сървър
• Изнесен модел - електронинят архив се съхранява на сървър в Дейта центъра на Comarch ECOD.